Mutatószám-gyűjtemény

A mutatószám- és riportgyűjtemény alapvető célja az egyedi intézményi VIR kialakításának segítése. Alapvetően azoknak a felsőoktatási intézményi vezetőknek a kezében lehet hasznos eszköz, akik a felhasználói igényeket definiálják a projekt során, akik azt határozzák meg, hogy a döntéshozatali folyamatokban, az ellenőrzési tevékenységekhez milyen információra van szükség. Számukra adnak ötleteket, mutatnak be jó gyakorlatokat, lehetnek gondolatindítók. A gyűjtemények felhasználásával gyorsabban, hatékonyabban és teljeskörűbben lehet a VIR-rel szembeni követelményeket meghatározni.

A gyűjtemények igyekeznek széleskörűen, sok területet felölelve a lehető legtöbb példát felsorolni, ezek teljeskörű megvalósítása nem reális célkitűzés, hiszen a folyamatos előállításuk lényegesen nagyobb ráfordítást igényelne, mint amekkora előnnyel járna.

A mutatószám-gyűjtemény

Stratégiai és vezetői mutatószámok gyűjteménye, vegyesen tartalmaz olyan mutatószámokat, amelyek az intézmény napi operatív működéséről adnak információt illetve a stratégiai célok teljesülését mérik. Nehéz is lenne a mutatókat egyértelműen elkülöníteni ebbe a két kategóriába, hiszen egy-egy mutató kiválóan lehet alkalmas mindkét célra. (Pl a késedelmesen teljesített K+F projektek száma és az ebből származó veszteségek az intézmény napi gazdálkodását is befolyásolják, ugyanakkor ha az eredményesség stratégiai célként fogalmazódik meg, akkor belső hatékonyságot jól tudják mérni)
Vannak alapmutatók és képzett indikátorok, vannak átfogó intézményi mutatók illetve egy-egy részterületre koncentrálóak. A mutatók egyik része jól mérhető, az intézményeknél meglevő alapadatokból könnyen számítható, másik része csak becsülhető.

Az AVIR kézikönyv 3. fejezetében megfogalmazott szempontok szerint is besorolhatóak a gyűjtemény mutatói (versenyelőny források, a folyamat szakaszai, külső, vagy belső hatékonyság, mérhetőség, információ forrás, referencia, kölcsönhatások). A fejezet a kifejtett mutatótípusokra 1-1 példát tartalmaz.

Hogyan érdemes használni a mutatószám gyűjteményt?

Alapvetően két megközelítés képzelhető el.

1. Ha valaki stratégiai mutatószámrendszert (pl. Balanced Scorecard-ot) alakít ki, akkor a stratégiai célok definiálása és a céltérkép felrajzolása után ötletet tud meríteni, hogy milyen mutatószámok jöhetnek szóba, milyen mutatószámokat használnak mások az adott területen, melyek segítségével mérhető legjobban az adott stratégiai cél.
Ebben az esetben a feladat annak a néhány tucat mutatónak a megtalálása, amely legjobban képesemérni a stratégia teljesülését és amely előállítható az intézményi adatforrásokból. A mutatószámok előállításának folyamatát az AVIR kézikönyv 3. fejezet írja le. A mutatószámgyűjtemény különböző szempontok szerint kategorizáltak (tématerület, stratégiai célterület, nézőpont, előállíthatóság, stb). Amikor a mutatószám-definiálási folyamatban egy konkrétan megfogalmazott stratégiai célhoz keresünk mutatószámokat, akkor érdemes a gyűjteményt a különböző kategóriák mentén szűkíteni.

2. Másik megközelítés, amikor nem az intézmény stratégiájából indulunk ki, hanem a vezetők egy átfogó képet szeretnének kapni az intézményi operatív működéséről, az egyes működési területek teljesítményéről. Ez esetben az a cél, hogy egy vagy több mutatószámot összegyűjtő képernyőn (scorecardon) az adott tématerületet jól lefedő és jó áttekintést nyújtó információk legyenek összegyűjtve. A mutatók megjelenése, definiáltsága és sok más paramétere eltérhet a stratégiai mutatószámrendszerben definiáltaktól: például nincs feltétlen célérték definiálva, általában a mutatók össz-száma lényegesen nagyobb, míg a mutatókhoz való hozzáférés korlátozva lehet.
Ebben az esetben a VIR kiépítésének korai szakaszában, már az igényfelmérés során is jó szolgálatot nyújthat a mutatószám-gyűjtemény, hiszen az intézményi vezetőknek könnyebb egy meglévő mutatóhalmazból válogatva, azt kiegészítve összerakni a saját mutatószámigényeiket, mintha azt teljesen elölről kellene elkezdeniük.

A kézikönyv részletesen taglalja a stratégiai mutatószámok illetve a vezetői operatív mutatók kialakításának és használatának főbb jellemzőit. A következő felsorolás néhány ezekből kiragadott példát tartalmaz, amelyek segíthetnek annak eldöntésében, hogy melyik megközelítést kívánja használni az intézmény:

• Van-e intézményi stratégiánk?
• Stratégia teljesülését szeretnénk-e visszamérni?
• Beavatkozási pontokat szeretnénk-e előre látni és hatékony tevékenységeket indítani a problémák elkerülésére?
• A mutatószámok az intézményen belül és akár kívülre is publikusak-e?
• A pénzügyön és fő tevékenységeken kívül érdekelnek-e a belső folyamatok, a növekedés-fenntartás is?
• Minden mutatószámhoz tartozik elérendő célérték (és megfelelőségi érték)?
• Pontosan definiáltak és értelmezhetőek a mutatószámok?
• 20-30 mutatószámot szeretnénk?

A gyűjtemény tartalma

A mutatószám gyűjtemény jelenleg Excel formában érhető el. Az egyes oszlopok a következőket tartalmazzák:

A gyűjtemény kialakításához használt források:

• Nemzetközi példák, publikus felsőoktatás intézményi balanced scorecardok, OECD mutatók, nemzetközi rangsorok stb.
• OKM, háttérintézmények és felsőoktatási intézményeknél használt mutatószámok (statisztikák, kapacitás akkreditációs, minőségi, IFT mutatók, rangsorok stb)
• Intézménylátogatások, felmérések (magyarországi intézménylátogatások, használt vagy tervezett scorecardok, stb)