felvi.hu


Az Adattár Alapú Vezetői Információs Rendszer (AVIR)


Az oktatási tárca felsőoktatási szakterülete 2005 elején Vezetői döntéseket támogató, adattár alapú mutatószámrendszer címmel projektet indított. A projekt célja az intézményi és központi információigényeken alapuló, közvetlenül a felsőoktatási intézmények tanulmányi, gazdálkodási és egyéb adatbázisaiból származó, valamint más központilag kezelt adatokra épülő vezetői információs rendszer kialakítása és működtetése az ágazat vezetői számára.

Az adattár alapú vezetői információs rendszer (AVIR) segítséget nyújt a minisztériumnak álláspontja kialakításához és képviseletéhez. Segít felismerni a lényeges folyamatokat, trendeket, a problematikus területeket, az ésszerűtlen gazdálkodást, a pénzügyi-szervezési problémákat, az oktatás minőségének komplex összefüggéseit, a stratégiai kérdéseket, valamint a kritikus beavatkozási pontokat. Visszacsatolást jelent a teljesítmények reális értékeléséhez, lehetővé teszi a reális alapokon nyugvó döntés-előkészítést, és a rövid, tömör, célirányos vezetői tájékoztatást.

Az AVIR ugyanakkor előnyt jelent az intézmények számára is azáltal, hogy csökken az ad hoc adatszolgáltatási kötelezettségük, hiszen az információk nagyrészt elérhetőek lesznek az adattárból. Egyúttal minden intézmény eléri a központi adattárban gyűjtött, saját intézményéről szóló részletes adatot, s bizonyos aggregált adatokat, képzett mutatókat visszakaphat a központi adattárból. A projekt ezzel párhuzamosan az egyes felsőoktatási intézmények számára is lehetőséget kívánt nyújtani saját intézményi adattár és arra épülő vezetői rendszer kialakítására, amelyek helyi szinten tudják biztosítani a stratégiai és operatív döntéshozatalt.

A kezdeményezés 2007 során becsatornázódott az Új Magyarország Fejlesztési Terv Társadalmi Megújulás Operatív Programba. A TÁMOP 4.1.3 központi projekt 2008 május 15-én indult, az Educatio Kht. a kedvezményezett, a megvalósítás időtartama 2 év. A projektnek két fő feladata van. Az egyik egy központi adattár kialakítása, amelyben a különböző adatforrásokból az adatok integráltan és egységes formában gyűlnek. Ez lesz később az Oktatási és Kulturális Minisztériumban (OKM) működő stratégiai mutatószámrendszernek és a vezetői információs rendszernek (VIR) az alapja. Az adattárhoz kapcsolódóan bevezetésre kerülnek olyan funkciók, amelyek lehetővé teszik, hogy a különböző ad hoc adatgyűjtések helyett a tárca vezetői és szakemberei az adattár információit felhasználva gyorsan és hatékonyan kapjanak válaszokat a felsőoktatást érintő kérdésekben.
A másik fő feladat az intézményi modellek és minták kialakítása, amelyek segítik az intézményeket saját adattáruk létrehozásában. Ezek olyan ajánlások, amelyek a felsőoktatási intézmények és egyéb szakértők bevonásával készülnek. Felhasználásukkal az intézmények gyorsan és hatékonyan tudják saját rendszereiket megvalósítani, de teljes mértékben testre szabhatóak és átalakíthatóak az egyedi jellemzőknek és igényeknek megfelelően.

Az adattár és a VIR kialakítására az intézmények számára a TÁMOP 4.1.1 pályázat biztosít keretet, ezen belül oldható meg az adattárba történő adatszolgáltatás is. A pályázatban elkészülő adattár alapú VIR koncepciójában igazodik a központi adattárhoz. Ez a két program együttesen tudja biztosítani az intézmények számára az adminisztratív, adatszolgáltatási terhek csökkenését, valamint adatvagyonuk kiaknázását a döntéshozatalban.

A teljes rendszer főbb komponensei, az információ előállításának és felhasználásának folyamata

 

1. ábra. A rendszer felépítése és működése

Intézményi oldal

Adattárépítés, információ-előállítás:

Adattárkiaknázás, -felhasználás:

Központi oldal

Adattárépítés, információ-előállítás:

Felhasználás - az intézményi oldalhoz hasonló területeken, csak az ágazat egészére vonatkoztatva:

A projekt

A központi adattár megvalósítását az Educatio Kht. végzi. Ennek során kidolgozza az intézményi mintákat és modelleket, elindítja a rendszeres adatgyűjtést az intézményektől és más központi adatbázisokból, illetve biztosítja a jogi (és törvényi) hátteret az adatok kezelésére. Ezen kívül létrehoz egy felsőoktatási fogalomtárat az adattárban kezelt információk egységes használatához, szakmai és technikai támogatást nyújt az intézményeknek az adattár kiépítéséhez, oktatásokat, előadásokat, workshopokat szervez számukra. A kht. a lehető legnagyobb mértékű konszenzus megteremtésére törekszik az adattár adattartalmát illetőleg az intézmények és a felügyeleti szervek között.

Az érintettek bevonása, kommunikáció

Az ágazati adattár projektben - jellegéből fakadóan - különösen sok intézmény és szervezet érintett. A projekt során az Educatio Kht. különös figyelmet fordít az egyes szereplők bevonására, a folyamatos kapcsolattartásra és kommunikációra, mivel a siker nagy mértékben múlik a résztvevők és érintettek együttműködésén. A projektben érintettek négy nagyobb csoportba sorolhatóak: megvalósítók, stratégiai szereplők, felhasználók, adatszolgáltatók. Ezen szereplőkkel való kommunikáció, a projektbe való bevonás illetve a tájékoztatás a projektről különböző csatornákon és kommunikációs eszközökkel történik. Az egyes csoportok más-más céllal kerülnek kapcsolatba a projekttel, ugyanakkor sok szereplő egyidejűleg több csoportban is megjelenik.

 

2. ábra. A projekt résztvevői

Kockázatok és kezelésük

A projektben számos komoly kockázati tényezővel kell számolni. A legfontosabbak:

Kockázat Következmény Lehetséges kezelés
Különböző szereplők eltérő érdekeltségei Gátolják az adattárház megvalósítást, mindenkinek az igényei nem kielégíthetőek A szereplők bevonása, érdekeltté tétele a projektben
Az adatminőség nem megfelelő Nem alakul ki az adattárral szemben a bizalom, nem megalapozott döntések születnek Adattesztelés, adatminőség javítás, intézmények érdekeltté tétele a minőségi adatszolgáltatásban
Az adatszolgáltatás nem teljes körű az intézményi oldalról Az adattár csak részeredményeket tud szolgáltatni, nem ad átfogó képet a teljes felsőoktatásról Az intézmények érdekeltté tétele a minőségi adatszolgáltatásban
A fenntartásra, továbbfejlesztésre nincs keret Az adattár használhatóság és így a használat is folyamatosan csökken Bevételnövelő vagy költségcsökkentő lehetőségek keresése