A rendezvényszervezéshez hideg fej kell

Jó buli részt venni egy koncerten, kiállításon vagy partin. Átgondoltad már egyszer is, hogy mennyi készséget és képességet igényel a rendezvények szervezése? A minimum, hogy tudj az emberekkel bánni és rendszerben, de a legapróbb részletekre is figyelve gondolkodni.

A kulturális szervező művészeti, szórakoztató, szabadidős és sport programokat szervez, reklámtevékenységet végez, művészeti csoportokat, klubokat, szakköröket vezet vagy azok működéséhez nyújt szakmai segítséget, valamint gazdasági ügyeket intéz.
A jó rendezvény titka, hogy a kiszolgáló személyzet minden tagja tisztában van a feladatával, annak részleteivel és az időzítéssel. Ráadásul kéznél van az összes eszköz, amit használnia kell. A rendezvényszervezőnek ezért át kell látnia: mi a projekt lényege, üzenete, és jó ötletekkel kell előállnia, hogy ezt az üzenetet eljuttassa a célközönség számára.

Néha száz kéz is kevés

Mint minden üzleti alapon szerveződő vállalkozásnál, az előkészítésben, a lebonyolításban és a program végén a szálak elvarrásában, a nyújtott szolgáltatás minőségének kiértékelésében is központi feladata van a rendezvényszervezőnek. Egy nagyobb sportverseny esetében például négy-ötszáz oldalas forgatókönyv alapján lehet csak koordinálni a zavartalan együttműködést, az előkészítés pedig akár másfél évet is felemészt.
A nagyobb létszámú látogatót mozgató rendezvények, nemzetközi programok szervezése részletekbe menő tervezést és pontosságot igényel. Nem hiányozhat a megfelelő színű szalvétától kezdve a hírességeket fogadó hostessekig senki és semmi. A résztvevők és kínálandó szolgáltatások gondos logisztikája hideg fejet, jó szervezőképességet és mindenre kiterjedő figyelmet igényel.

A jó programszervező

A rendezvények sikerének érdekében a logisztikai feladatok megoldása mellett jól kell tudni bánni a különböző kulturális hátterű munkatársakkal is. Hatékony kommunikációs képesség, tárgyalási készség, a munkatársak erősségeit gyorsan felismerő döntési képesség szükséges az eredményességhez a programszervezés területén. A fejlett nyelvi kifejezőkészség hiánya, beszédkészség különféle zavarai hátrányt jelentenek a munka végzésében. A szervezési készség mellett a józan ész is elengedhetetlen, csakúgy mint az adminisztrációs gyakorlat, számítógép-kezelési ismeretek.
A sikeres munkavégzéshez egészséges és ép érzékszervek szükségesek, kiemelt szerephez jut a látás, a hallás és beszédkészség. Mivel a kellemes megjelenés a szakmában a sikeres munka egyik alapfeltétele, a külső is meghatározhatja, mennyire tudja megnyerni a programokra a résztvevőket, illetve a közönséget.

A szervezői munkával együtt jár a gyakori utazás, hiszen a programok megszervezése, lebonyolítása, az előadók és a közönség megnyerése, a kiállítások, tárlatok megrendezése sok mozgással, állandó helyváltoztatással járó tevékenységet jelent. A dekorációs munkában, a plakátkészítésnél, illetve elhelyezésnél vagy a képzőművészeti, népművészeti, fotó stb. szakkörök vezetésénél előnyös lehet a jó kéz-, illetve ujjügyesség.
Különösen a kisebb településeken működő kulturális intézmények élén a kulturális szervező nagyon összetett feladatkört lát el: egy személyben szervez, irányít, reklámoz, gazdasági ügyeket bonyolít le, könyvel, ehhez jó figyelemösszpontosítási készségre lesz szüksége.

A VIP mindig VIP

A fontos emberek ellátása minden rendezvény során kiemelt feladat. Legyen a meghívott vendég nemzetközi hírű szakember, médiasztár vagy közigazgatás helyi elöljárója - a különleges bánásmód megilleti. A programokhoz kapcsolódó várakozási idők áthidalásáról, az osztályon felüli ellátásról, a személyes biztonságról külön kell gondoskodnia a rendezvény szervezőjének. A tájékozódást segítő térkép mellett biztosított útvonalak kijelölése, a vendégek transzfere is a szervezőt terhelő feladat.

Mindig kell egy "B" terv is

A programok összeállításánál, a rendezvények forgatókönyvének tervezésekor a váratlant is számításba kell venni. Az időjárás váratlan tréfái mellett technikai problémák, késések, közlekedési helyzetek figyelembe vétele is szükséges, hogy minden vendég elégedetten távozzon a programok helyszínéről. Egy nagy szabadtéri koncert esetében például a váratlan áramszünet nem akadályozhatja a fellépőket. Elég üzemanyagot és a zajhatást elfedő távolságot kell tervezni a szükségaggregátorok működtetéséhez. A működőképességet pedig a program napján ellenőrizni is kell. Egy olyan kérdés, amire a zenerajongása alapján kulturális szervező képzésre jelentkező átlag hallgató elsőre talán nem is gondolna...

Krízishelyzetet teremthet a közlekedés, a programra elkésve érkező, türelmetlen látogatók elhelyezése, parkolási lehetőség szervezése és a rendezvényt követően a távozás megkönnyítése alapvető követelmény.