Fogalomtár és VIR kompetencia központ

A 2010. november 24-i szakmai klubban két témát tárgyaltunk: a fogalomtár és a VIR kompetencia központ szerepét és feladatait.

Fogalomtár - avagy hogyan beszéljünk egy nyelvet intézményen belül?

Miért van szükség fogalomtár kialakítására? Milyen elvárásoknak kell megfelelnie? Miben segítheti a VIR bevezetését, intézményi elfogadottságát?

A beszélgetés bevezetőjéül ezeket a kérdéseket és a mellékelt prezentáció (ppt) szolgált. A jelenlevő intézmények alapvetően két nagy csoportba tartoztak: az egyik csoport, akik már foglalkoznak a fogalomtár kialakításával, működtetésével; a másik csoport, akik azért jöttek, hogy tapasztalatokat gyűjtsenek.

Abban mindenki egyetértett, hogy a közös nyelv megteremtése elengedhetetlen. Abban azonban már voltak vélemény különbségek, hogy ezt a közös nyelvet hogyan lehet kialakítani. Végül egyetértésre jutottak a jelenlevők: nem a technológia a fontos (hogy online, nyomtatott vagy excel alapú), hanem az a folyamat, aminek eredményeként létrejön. Néhány intézményben éppen a fogalomtárat használják annak katalizálására, hogy minél többen bevonódjanak, elköteleződjenek a VIR fejlesztése és használata mellett, illetve hogy rávilágítsanak arra: milyen fontos, hogy az informatika és a szakma megtanuljon egymás nyelvén beszélni az intézményen belül.

Magán az AVIR/VIR projekten belül csak egy helyen kötelező a központi AVIR Fogalomtárhoz kapcsolódni: az interfész adatai esetében. Egy adott intézményen belül mindenki kialakíthatja a saját "nyelvét", saját fogalomrendszerét.

VIR kompetencia központ - mi ez, és miért jó, ha létrehozzuk?

Hogyan segítheti elő a projekt sikerességét? Milyen tevékenységeket kell ellátnia? Hol van a helye a szervezetben? Milyen jogosultságokkal bírjon?

A VIR Kompetencia Központokról (továbbiakban: VKK) szóló beszélgetést ezek a vitaindító kérdések és a mellékelt prezentáció (ppt) vezette be. Ebben elmondtuk, hogy a VKK működésére és feladataira vonatkozóan minden szervezetnek magának kell kialakítania a neki legjobban tetsző metódust. Ez lesz a kulcsa ugyanis annak, hogy valóban az adott a szervezetet és annak céljait szolgálja. A továbbiakban a beszélgetésen inkább csak a tapasztalatok alapján kialakult lehetőségeket vitattuk meg. Ezekről röviden:

A VKK-k (a belső marketing eszközével) szolgálják a működési időszakban a szabályozás és működtetés mellett azt is, hogy a szervezeten belül egyre többen igyekezzenek ezt a rendszert használni. Ha ez nem történik meg, akkor le fog állni a működés.

A VKK szervezetben való elhelyezésében az tűnik a legcélravezetőbbnek, hogy a lehető legközelebb legyen a rektorhoz, és ne egy szakterület felügyelje a működést, hanem egy általános rektor-helyettes vagy stratégiai ügyekkel foglalkozó vezető.

Arra nincs általános recept, hogy hány főből álljon a szervezet, és ezek főállásban a VKK munkatársai legyenek, vagy csak kisebb-nagyobb részben kapcsolódjanak be ezekbe a feladatokba. Ha a rendszer életét nyomon követjük, akkor az tűnik jól járható útnak, hogy az elején többen vegyenek benne részt delegált módon, más feladataikat megtartva, és a tapasztalatok alapján majd kialakul, hogy kik azok, akik személyükben és feladataikban arra alkalmasabbak, hogy teljes időben ezzel a feladattal foglalkozzanak. Az is kimondható még, hogy a VKK működésének elején mindenképpen képviselve legyenek a fejlesztők is.

A kérdéshez kapcsolódóan közreadunk itt, egy, az üzleti szférában működő cég részére készült tanulmányt (pdf), azok számára, aki témát még részletesebben szeretnék megismerni.